Notice de protection GSK au sujet des informations personnelles des candidats

Dernière mise à jour : 28 mai 2020

Merci de votre intérêt pour GlaxoSmithKline. Nous comprenons l’importance de votre vie privée. Nous nous engageons donc à traiter vos informations personnelles avec soin et intégrité.

Notre notice de protection des informations personnelles vous indique quelles informations personnelles nous collectons sur vous et comment nous les collectons. Nous vous expliquons à quoi nous utilisons vos données personnelles lors du processus de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche. Nous expliquons également comment nous protégeons vos informations personnelles et comment nous les gardons en sécurité.

GlaxoSmithKline (« GSK », « nous », « notre », « nos ») est responsable des informations personnelles que vous partagez avec nous.

Les  informations personnelles désignent toute information ou élément d'information qui pourrait vous identifier soit directement (par exemple votre nom) ou indirectement (par exemple un numéro d'identification unique).

Si quelque chose dans cette notice de protection des informations personnelles entre en conflit avec la loi locale de votre juridiction, la loi locale prévaut.

Dans cette notice de protection des informations personnelles, nous expliquons :

Quelles informations personnelles collectons-nous à votre sujet ?  

Dans le cadre de notre processus de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche, nous collectons vos :

  • Informations de base – telles que votre nom (y compris d’usage ou titre), sexe, âge ou date de naissance ;
  • Informations de contact – informations que vous nous fournissez et qui nous permettent de vous contacter ; par exemple votre e-mail personnel ou professionnel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre profil sur un réseau social professionnel ;
  • Informations et expériences professionnelles – informations liées à votre formation, expérience professionnelle, vos références et les référents ;
  • Une preuve d’identité et autorisation de travail – telle que votre passeport, une carte d’identité ou un permis de travail en cours de validité, votre permis de résidence ;
  • Renseignements financiers – tels que votre salaire, vos informations sur votre compte de retraite, les indemnités d'entreprise, les primes, les avantages sociaux, les dossiers de temps de travail. Nous collecterons également vos coordonnées bancaires si nous vous remboursons les frais de déplacement engagés pendant le processus de recrutement ;
  • Renseignements sur les personnes à charge – information relative à vos personnes à charge, par exemple   les prénoms et les noms de famille, les dates de naissance et les coordonnées de votre conjoint/partenaire et personnes à charge ;
  • Informations collectées lors des entretiens – telles que les enregistrements audio / vidéo (en cas d'entretiens téléphoniques ou par vidéo) ainsi que les commentaires notés par nos intervieweurs ;
  • Catégories spéciales d’informations personnelles – telles que des informations sur votre santé. Nous utilisons ces informations pour nous assurer que nous respectons les lois applicables. Si nous vous proposons un emploi, nous pouvons vous demander de plus amples informations sur votre santé (physique ou mentale). Nous utiliserons ces informations pour discuter avec vous des ajustements raisonnables que nous pouvons faire pour vous. Nous voulons nous assurer d'offrir un milieu de travail inclusif.

Veuillez noter que les questions de vérification préalable à l’embauche auxquelles vous répondez ne sont pas destinées à mener des enquêtes et ne nécessitent pas de fournir des informations relatives à votre situation familiale.

Vous pouvez choisir de ne pas nous donner des informations personnelles lorsque nous vous les demandons.

Comment collectons-nous vos informations personnelles ?

Directement de vous lorsque vous :

  • Créez un compte et un profil sur le portail Carrières de GSK ;
  • Partagez ou utilisez votre profil de réseau social pour accéder au portail Carrières de GSK ;
  • Vous inscrivez pour recevoir des offres d'emploi ;
  • Partagez votre curriculum vitae avec nous, soit via le portail Carrières de GSK, soit par d'autres moyens ; et
  • Participez à des réunions, des entretiens ou des exercices de recrutement.

D'autres sources :

  • Agences de recrutement ;
  • Les entreprises qui réalisent les vérifications préalables à l’embauche pour nous ; et
  • Vos collègues et/ou managers lorsqu'ils vous recommandent.

De sources publiques :

  • Nous collectons vos données personnelles auprès de sources publiques, si la loi l'autorise. Nous pouvons utiliser une telle source par exemple pour vérifier vos autorisations, ou pour effectuer tous les contrôles que nous devons faire afin de répondre aux lois pertinentes.

Comment utilisons-nous vos informations personnelles ?

Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins décrites ci-dessous dans la présente notice de protection des informations personnelles, ou à des fins raisonnablement compatibles avec celles décrites. Nous ne pouvons pas, et ne les utiliserons pas à d'autres fins sans votre permission, à moins que nous n'ayons un droit ou une obligation légale de le faire.

Pour examiner votre candidature.

Nous utiliserons vos informations personnelles :

  • Pour répondre à votre candidature. Si quelqu'un d'autre vous a renvoyé à nous ou si nous avons obtenu vos informations d'autres sources, nous utiliserons vos  informations personnelles pour vous contacter et vous communiquer notre processus de recrutement ;
  • Pour créer votre profil ;
  • Pour évaluer si votre profil correspond à l'emploi pour lequel vous postulez ;
  • Lorsque nous évaluons tous nos candidats et que nous créons une liste de candidats présélectionnés ; et
  • Pour mener des entretiens et des exercices durant le processus de recrutement.

Pour les vérifications préalables à l’embauche, si nous décidons de vous offrir un emploi.

Nous utiliserons vos  informations personnelles pour :

  • Vérifier vos antécédents, références et autres informations que vous nous avez données, dans la mesure autorisée par la loi. Nous partageons vos informations personnelles avec les entreprises qui font ces vérifications préalables à l’embauche pour nous ; et
  • Préparer une promesse d’embauche et d'autres documents que nous utilisons à cette étape de pré-embauche dans notre processus de recrutement.

Pour vous inclure dans le vivier de talents de GSK.

Nous utiliserons vos données personnelles pour :

  • Des opportunités présentes ou futures (sauf si vous vous y opposez), dans l'une des sociétés et des filiales de GSK. Cela signifie que nous partagerons vos informations avec d'autres entités du groupe GSK ; et
  • Vous informer de ces opportunités ou pour vous demander de mettre à jour votre profil.

Gérer et améliorer nos processus de recrutement.

Nous utiliserons vos  informations personnelles pour :

  • Gérer la sécurité de nos réseaux et de nos systèmes d'information ;
  • Tenir des registres liés à nos processus d'embauche ;
  • Evaluer le processus de recrutement par rapport à nos objectifs pour nous assurer que nous avons des pratiques équitables en matière d'emploi ;
  • Préparer et produire des rapports et des analyses de gestion, y compris des analyses et des indicateurs liés au processus de recrutement.

Pour d'autres fins.

Nous utiliserons vos  informations personnelles pour :

  • Respecter les lois et règlements applicables ;
  • Répondre aux demandes des autorités publiques compétentes ;
  • Pour vous communiquer des changements apportés à nos conditions d’utilisation et à nos politiques ;
  • Exercer ou défendre GSK contre des litiges potentiels, présumés ou réels ;
  • Protéger GSK, vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne ;
  • Fournir des logements de fonction ou des prestations d'assurance-maladie pour vous et vos personnes à charge ;
  • Évaluer les progrès de GSK dans la réalisation de ses objectifs d'embauche en matière de diversité afin d'assurer un suivi et un reporting de l'égalité des chances ;
  • Répondre et traiter vos requêtes ou demandes ; et
  • Lorsque nous vendons, assignons ou transférons tout ou partie de notre entreprise.

Pourquoi sommes-nous autorisés à collecter et à utiliser vos informations personnelles ?

Nous pouvons collecter et utiliser vos  informations personnelles lorsque l’un des éléments suivants s'applique :

  • Prendre des mesures avant de conclure un contrat de travail ou d’exécuter un contrat de travail ;
  • Respecter la loi, par exemple, les lois et règlements sur l'emploi, la sécurité sociale et la santé au travail ;
  • Vous nous avez spécifiquement donné votre permission lorsque ceci est obligatoire (la loi l'appelle « consentement »). Vous pouvez retirer votre permission à tout moment ;
  • Il est dans notre intérêt de vous considérer comme un candidat pour les opportunités d'emploi actuelles et futures (la loi l'appelle « intérêt légitime »). Cela ne s'applique pas si notre intérêt légitime est dépassé par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ou si vous avez refusé cette possibilité ; et
  • Protéger vos intérêts vitaux ou ceux des autres.

Combien de temps gardons-nous vos informations personnelles ?

Nous ne conserverons vos  informations personnelles que le temps nécessaire afin de pouvoir mener à bien les activités de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche que nous avons expliquées dans cette notice de protection des informations personnelles. Une fois les activités de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche terminées, nous devrons peut-être les garder plus longtemps en raison d'une action en justice ou d’une enquête impliquant GSK.

Dans certaines juridictions, les lois et les règlements nous indiquent combien de temps nous devons conserver vos  informations personnelles. Cette durée dépend des lois de la juridiction dans laquelle vous êtes lorsque vous partagez l'information avec nous.

Si nous vous proposons une offre d’emploi et que vous décidez de l’accepter, nous vous enverrons notre notice de protection des informations personnelles des employés. La notice de protection des informations personnelles des employés explique comment nous utilisons, stockons et protégeons les  informations personnelles de nos collaborateurs.

Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?

Nous partageons vos informations personnelles sur la base d'un besoin de savoir, dans la mesure nécessaire pour suivre les lois et les règlements, et de gérer et d'exécuter les activités liées au processus de recrutement.

Nous partageons vos informations personnelles uniquement avec les équipes du groupe GSK et de ses affiliés qui ont besoin d’y accéder pour réaliser leurs activités.

Dans certains cas, nos activités de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche sont effectuées en notre nom par des prestataires de services spécialisés. Nous partagerons vos informations personnelles avec leurs employés et les équipes qui ont besoin d’y accéder pour réaliser leurs activités.

Nous partagerons également vos informations personnelles avec d'autres prestataires de services spécialisés qui travaillent avec nous, par exemple :

  • Agences d'événements et de voyages ;
  • Les fournisseurs de technologie qui travaillent avec nous pour développer et améliorer nos forums et applications numériques ; et
  • Conseillers professionnels, tels que auditeurs, comptables et avocats.

Nous partagerons également vos informations personnelles avec des organismes de réglementation locaux ou étrangers, ou avec des autorités gouvernementales et policières si cela est exigé par la loi. Ceux-ci peuvent être dans ou à l'extérieur de votre pays de résidence.

Dans quels cas transférons-nous vos informations personnelles à l'extérieur de votre pays d’origine ?

Nous sommes présents dans le monde entier. Par conséquent, nous pourrions avoir besoin de transférer et d'utiliser vos informations personnelles à l'extérieur du pays où nous les collectons auprès de vous. Nous mettons en œuvre les mesures appropriées pour protéger vos informations personnelles lorsque nous transférons vos informations personnelles à l'extérieur de votre pays d'origine, tels que des accords de transfert de données qui intègrent des clauses standard de protection des données. Les lois sur la protection des données dans les pays où nous les transférons peuvent ne pas être les mêmes que dans votre pays d'origine. Les organismes d'application de la loi, les organismes de réglementation, les autorités de sécurité ou les tribunaux des pays où nous transférons vos informations personnelles peuvent avoir le droit de voir vos données personnelles.

Informations supplémentaires si vous êtes basé dans l'Espace Economique Européen (EEE)

La Commission européenne reconnaît que certains pays en dehors de l'EEE ont des normes similaires en matière de protection des données. La liste complète de ces pays est disponible ici.

Si nous transférons vos informations personnelles dans un pays qui n’est pas  inscrit sur cette liste, nous le faisons sur la base de nos règles d'entreprise contraignantes  (BCR) et des clauses contractuelles standard adoptées par la Commission européenne. Celles-ci nous permettent d'effectuer des transferts internationaux de données personnelles au sein de notre groupe d'entreprises et de respecter les lois de l'Union Européenne sur la protection des données et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?

Nous voulons nous assurer que vos informations personnelles ne sont pas partagées ou utilisées par ceux qui ne sont pas autorisés à les voir. Nous utilisons différentes technologies et mesures de sécurité pour protéger vos informations personnelles.

Nous choisissons soigneusement les fournisseurs de services avec qui nous travaillons et nous vérifions qu'ils mettent en œuvre des mesures de sécurité et des technologies pour protéger vos informations personnelles. Nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services et tiers d'utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins.

Quels sont vos droits en ce qui concerne vos informations personnelles ?

Vous devez être informés de vos droits. Les droits qui s'offrent à vous dépendent de notre raison de traiter vos informations personnelles et de la législation locale de votre juridiction ; vous pouvez avoir le droit de :

  • Demander des copies de vos informations personnelles. Il y a quelques exceptions, ce qui signifie que vous ne pouvez pas toujours recevoir toutes les informations que nous traitons ;
  • Demander de corriger les informations que vous pensez inexactes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter des informations que vous pensez incomplètes ;
  • Demander la suppression de vos informations personnelles ;
  • Demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles ;
  • Vous opposer au traitement de vos informations personnelles ;
  • Demander l'obtention, ou la transmission à une autre organisation, sous un format lisible par une machine, des informations personnelles que vous nous avez fournies ; et
  • Porter plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente ou d'un tribunal, si vos droits en matière de protection des informations personnelles sont violés ou si vous avez subi un traitement illégal de vos informations personnelles.

Ces droits s’exercent en nous contactant selon l’un des canaux décrits dans la rubrique « Contact et interlocuteur en matière de protection des données personnelles ».

Pour votre protection, et pour protéger la vie privée des autres, nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de réaliser ce que vous nous avez demandé de faire.

Si vous vous opposez à ce que nous utilisions vos informations personnelles ou que vous nous retiriez la permission d'utiliser vos informations personnelles, après nous l’avoir initialement donnée, nous respecterons votre choix conformément à nos obligations légales. Toutefois, en vous opposant ou en retirant votre permission, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de finaliser les activités de recrutement et de vérifications préalables à l’embauche décrites dans le paragraphe « Comment utilisons-nous vos données personnelles ».

Notre responsabilité en ce qui concerne les sites Web que nous ne possédons pas ou ne contrôlons pas

Notre portail Carrières peut contenir des liens vers des sites Web ou des applications mobiles que nous ne possédons pas ou ne contrôlons pas. Notre notice de protection des informations personnelles ne les couvre pas. Veuillez lire les notices de protection des informations personnelles sur ces sites Web et applications mobiles si vous souhaitez savoir comment ils collectent, utilisent et partagent vos données personnelles.

Comment utilisons-nous les informations personnelles des mineurs ?

Nous n'utilisons les informations personnelles des mineurs que si l’offre d’emploi est destinée à un apprenti.

Si vous vivez dans l'un des pays de l'Espace Economique Européen (EEE) et que vous postulez à un emploi d'apprenti, vous devez nous certifier que vous avez au moins 16 ans et que vous pouvez nous donner vos informations personnelles et participer au processus de recrutement sans le consentement de vos parents.

Si vous vivez dans l'un des pays en dehors de l'EEE et que vous postulez à un emploi d'apprenti lorsque vous êtes mineur selon les lois de votre pays, nous devons avoir la permission de vos parents ou tuteurs légaux pour collecter et utiliser vos informations personnelles, tel que décrit dans la présente notice de protection des informations personnelles.

Comment mettons-nous à jour cette notice de protection des informations personnelles ?

De temps à autre, nous mettrons à jour cette notice de protection des informations personnelles. Tout changement entre en vigueur lorsque nous affichons la notice révisée sur notre portail Carrières. Cette notice de protection des informations personnelles a été mise à jour pour la dernière fois à la date « Dernière mise à jour » ci-dessus. Si les changements sont importants, nous les porterons à votre connaissance.

Qui est le responsable de traitement de vos informations personnelles ?

GlaxoSmithKline LLC, GSK Services Unlimited, en collaboration avec la société locale GSK à laquelle vous postulez, sont les responsables de traitement de vos  informations personnelles.

Voici une liste des lieux où nous opérons, ainsi que les coordonnées correspondantes : contacts mondiaux de GSK

Contact et interlocuteur en matière de protection des informations personnelles

Si vous voulez exercer vos droits, si vous avez des questions au sujet de cette notice de protection des informations personnelles, si vous souhaitez soulever une préoccupation ou pour obtenir des informations complémentaires, n’hésitez pas à nous contactez à gsk.recruitment@gsk.com. Merci de ne pas utiliser cette adresse pour des questions générales sur le recrutement ou pour envoyer des candidatures spontanées.

Si vous souhaitez savoir qui est votre point de contact en matière de protection des informations personnelles dans votre pays, veuillez cliquer ici ou contactez-nous en utilisant les informations disponibles ici.