GSKへの応募者・候補者向けのプライバシー通知

ジャパン

 

最終更新日2020年8月1日

本プライバシー通知は求職者を対象としています。

グラクソ・スミスクライン(これはグラクソ・スミスクライン株式会社、およびグラクソ・スミスクライン・コンシューマー・ヘルスケア・ジャパン株式会社を含み,、以下「当社」といいます。)にご関心をお寄せいただきありがとうございます。当社は、プライバシーが応募者・候補者にとって重要であることを理解しています。当社は、応募者・候補者の個人情報を注意して誠実に取り扱うことに努めています。

当社のプライバシー通知は、当社がいかなる個人情報をどのようにして取得するのかをお知らせするもので、採用および採用前の審査の間における応募者・候補者の個人情報の利用目的、応募者・候補者の個人情報を保護し、安全に管理する方法についても説明します。

グラクソ・スミスクラインは、応募者・候補者が当社に共有する個人情報について責任を負います。「GSK」または「私たち」と言うとき、これは当社を意味します。

このプライバシー通知における個人情報とは、応募者・候補者を直接的に識別できる情報(例:氏名)または間接的に識別できる情報(例:固有のID番号)を意味します。

このプライバシー通知に記載されている内容が、応募者・候補者の管轄区域内の現地法と矛盾する場合は、現地法が優先します。

このプライバシー通知では、以下について説明します。

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当社が取得する個人情報

当社の採用および就職前審査の一環として、当社が取得し、処理する個人情報には、以下のものが含まれます。

  • 基本情報– 名前(名前の接頭辞または敬称を含む)、性別、年齢および生年月日など
  • 連絡先情報- 住所、電子メールアドレス、ソーシャルメディアユーザー名、電話番号、希望の連絡方法および プラットフォーム
  • 専門的な情報と経験 -応募者・候補者の学歴、職歴、リファレンス、推薦者に関連する情報
  • 国民の認識手段 - 国民識別番号/パスポート、居住および労働許可ステータス、社会保障番号、またはその他の納税者/政府の身分証明書番号
  • 財務情報  – 給与、退職金口座情報、会社手当、賞与、福利厚生、勤務時間記録、マイナンバー (税 IDなど)入れ会番号、国民保険番号、社会保障番号)。また、採用プロセス中に経費を払い戻す場合は、ご利用の銀行の詳細を取得します。
  • 被扶養者の情報 -応募者・候補者の扶養家族に関連する情報、例えば、姓と名、生年月日、および応募者・候補者の配偶者/パートナーと被扶家族の連絡先の詳細
  • インタビュー中に取得された情報 -インタビューのインタビュアーとオーディオ/ビデオ録画(電話インタビューまたはビデオの場合)に含まれるコメント
  • 背景情報 – 学歴、学位及び専門的な資格。この仕事をオファーするためには、雇用前の審査を完了する必要があります。その後、現地法で認められる場合に限り、信用履歴、犯罪歴、労働衛生情報などの追加の背景情報を取得する場合があります。
  • 個人データの特別なカテゴリー – 現地法で認められる場合に限り、応募者・候補者の人種や民族の出身、宗教的、政治的または哲学的信念、労働組合のメンバーシップ、退役軍人の地位または応募者・候補者の健康、障害、または性的指向に関連する情報。当社は、この情報を使用して、関連する法律を確実に満たしていることを確認します。当社が雇用を提供する場合、当社は、応募者・候補者および応募者・候補者の被扶養者に健康および保険の給付を提供できるように、応募者・候補者の健康(身体的または精神的)に関する情報を求める場合があります。また、この情報を使用して、応募者・候補者に対してどのような合理的な調整が可能かについてお話しします。私たちは、包括的な職場を提供することを確認したいと考えています。

応募者・候補者は、特別なカテゴリーの情報を提供するかどうかを決定できます。応募者・候補者が私たちに提供しないことを決定した場合、このことが応募者・候補者の選考に影響を与えないことを配慮いたします。

また、応募者・候補者は、当社が求めた場合に、特別なカテゴリー以外の個人情報を提供しないことを選択することもできます。応募者・候補者が当社に当該個人情報を提供しないことを決定した場合、当社は応募者・候補者の応募を評価または検討できない場合があります。

応募者・候補者が他者 (配偶者/パートナー又は推薦者など) の個人情報を当社に提供する場合、当社は応募者・候補者が当社とデータを共有することについて当該他者から許可を得ている場合とします。

応募者・候補者の国の法律で禁止されている場合、当社は個人情報(上記の情報を含む)を取得・利用しません。

応募者・候補者の個人情報の取得方法

当社は、応募者・候補者が以下のことをした場合に個人情報を直接取得します。

  • GSK キャリア ポータルでアカウントとプロファイルを作成した場合
  • GSKキャリアポータルにアクセスするために応募者・候補者のソーシャルメディアプロファイルを共有した場合
  • 公開された求人情報を受け取るために当社とサインアップした場合
  • GSKキャリアポータルを介して、または他の手段を介して、私たちに応募者・候補者の履歴書を共有した場合
  • 当社の会議、面接、採用演習に参加した場合

その他の情報源

  • 人材紹介会社
  • 現地法で認められる場合、私たちのために雇用前のスクリーニングを行う企業
  • 同僚やマネージャの参考情報

パブリックな情報源

  • 当社は、現地の法律で認められている場合、応募者・候補者の個人情報をパブリックな情報源から取得します。当社は、このような情報源を使用してライセンスを確認したり、関連する法律を満たすために必要なチェックを完了したりすることができます。

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応募者・候補者の個人情報の利用目的

当社は、応募者・候補者の個人情報を、本プライバシー通知に記載された以下の目的、またはそれと合理的に適合する目的のために利用します。当社は、法的権利または義務がない限り、応募者・候補者の許可なく他の目的に使用しません。

応募を検討する場合

当社は応募者・候補者の個人情報を以下の場合に利用します。

  • 応募に対する返答。他の誰かが応募者・候補者を当社に紹介した場合、または当社が他の情報源から応募者・候補者の情報を取得した場合、当社は応募者・候補者の個人情報を使用して応募者・候補者に連絡し、当社の採用プロセスについてお知らせします。
  • 応募者・候補者のプロフィールを作成する場合
  • 申請する業務に対して応募者・候補者のプロフィールがどの水準に適しているかを評価する場合
  • すべての応募者・候補者を評価し、ショートリストを作成する場合
  • 採用プロセス中に面接や演習を行う場合

雇用前審査のため。また、雇用等に関する書類を提供する場合

当社は、応募者・候補者の個人情報を以下の場合に利用します。

  • 法律で認められている範囲で、応募者・候補者の経歴、参考文献、その他の情報を確認する場合。当社は、これらの雇用前スクリーニングを行う企業と応募者・候補者の個人情報を共有します。
  • 採用プロセスの契約前の段階で使用する、雇用やその他の事項に関する書類の提供を準備する場合

GSKのタレントプールに応募者・候補者を含める場合

当社は、応募者・候補者の個人情報を以下の場合に利用します。

  • GSKや関連会社において、現在の機会や将来の機会について検討する場合。これは、当社が他のGSK関連会社に応募者・候補者の情報を提供することを意味します。
  • 応募者・候補者に営業案件についてお知らせしたり、プロフィールの更新を依頼したりする場合

採用プロセスの管理・改善と、採用プロセスに関する業務を行う場合

当社は、応募者・候補者の個人情報を以下の場合に利用します。

  • 当社のネットワークおよび情報システムのセキュリティを管理する場合
  • 当社の採用プロセスに関連する記録を保持する場合
  • 公正な雇用慣行の遵守を確実にするという当社の期待に照らして採用プロセスを評価する場合
  • 採用プロセスに関連する、分析と指標を含む管理レポートを準備して実行する場合

その他の目的で応募者・候補者の個人情報の利用する場合

当社は、個人情報を以下の場合に利用します。

  • 適用される法令に従う場合
  • 有能な公的機関からの要請に応じる場合
  • 当社の規約、規程、ポリシー等の変更についてお伝えする場合
  • 潜在的、脅迫的または実際の訴訟に対してGSKを行使または防御する場合
  • GSK、応募者・候補者の重要な利益、または他の人のものを保護する場合
  • 応募者・候補者および被扶養者に仕事関連の宿泊施設や健康保険の給付を提供する場合
  • GSKのダイバーシティ採用目標の達成の進捗状況を評価し、機会均等のモニタリングとレポート作成を確実に行う場合
  • 質問やご要望に応答して処理する場合
  • 当社が事業の全部または一部を販売、譲渡、譲渡する場合

当社が応募者・候補者の個人情報を取得、利用する場合

当社は、以下のいずれかに該当する場合、応募者・候補者の個人情報を取得して利用します。

  • 雇用契約を締結する前に手続きをとる場合または、雇用契約を履行する場合。
  • 雇用、社会保障、労働衛生に関する法および規制等の法令を遵守する場合、または、日本の法律に従い、かつ、日本の法律を遵守するために必要な範囲で当社が応募者・候補者の個人情報を収集および使用する場合。
  • 取得が必要なときに、応募者・候補者が、当社に対して明確に同意を与えた場合。応募者・候補者の同意はいつでも取り消すことができます。
  • 現在および将来の雇用機会における候補として、応募者・候補者を考慮する場合。これは、私たちの法律上の正当な利益です。ただし、当社の正当な利益は、応募者・候補者の利益または基本的権利が優先する場合には適用されません。
  • 応募者・候補者の重要な利益や他の人の利益を保護する場合

応募者・候補者の個人情報の保護方法

当社は、応募者・候補者の個人情報が、応募者・候補者の個人情報を見ることが許されていない者に共有されたり、利用されたりすることがないように努めています。当社は、応募者・候補者の個人情報を保護できるようさまざまなセキュリティに関する措置と技術を用いています。

当社は、提携するサービスプロバイダーを慎重に選定し、サービスプロバイダーが応募者・候補者の個人情報を保護するセキュリティに関する措置と技術を運用していることを確認しております。当社は、サービスプロバイダーおよびサプライヤーが応募者・候補者の個人情報を独自の目的のために利用することを許可しません。

個人情報に関する応募者・候補者の権利

応募者・候補者には、応募者・候補者に知っていただく必要のある権利があります。応募者・候補者に認められる権利は、応募者・候補者の個人情報を処理する理由および適用法令によって異なります。それらにしたがって、応募者・候補者には以下の権利があります。

  • 応募者・候補者の個人情報の写しを請求すること。例外があり、当社が処理するすべての情報をご提供できるとは限りません。
  • 不正確又は不完全と思う情報を修正するよう当社に求めること
  • 応募者・候補者の個人情報の削除を当社に求めること
  • 応募者・候補者の情報の処理を制限するよう当社に求めること
  • 応募者・候補者の個人情報の処理に異議を唱えること
  • 応募者・候補者が当社に提供した情報をある組織から別の組織に転送し、または応募者・候補者に提供するよう求めること
  • 応募者・候補者の地域のデータ保護当局に苦情を申し出ること

上記を当社に求めるための連絡方法については、「連絡先情報とプライバシーに関するお問い合わせ先」セクションをご参照ください。

応募者・候補者のおよび他の方のプライバシーを保護するため、当社は依頼されたことを完了する前に、応募者・候補者の本人確認を必要とする場合があります。

当社が応募者・候補者の同意に基づいて個人情報を利用しており、応募者・候補者が個人情報を使用することに異議を唱えたり、後に応募者・候補者の同意が取り消されたりした場合には、当社は適用法に従って応募者・候補者の選択を尊重します。ただし、応募者・候補者が異議を唱えたり、同意を取り消したりすることにより、「応募者・候補者の個人情報の使用方法」に記載されている採用および採用前の審査活動を完了できない場合があります。

当社が応募者・候補者の個人情報を保存する期間

当社は、本プライバシー通知で説明した採用および採用前の審査活動を完了するために、当社が必要とする限り、応募者・候補者の個人情報を保持します。採用・就職前の審査活動が完了したら、法的措置やGSKに関する調査により、長期間の保存が必要になる場合があります。

一部の管轄区域では、法令により、応募者・候補者の個人情報を保存する期間がわかります。期間の長さは、応募者・候補者が当社に情報を共有する際に適用される応募者・候補者が属する管轄区域の法律によって異なります。

当社が応募者・候補者に仕事を提供し、応募者・候補者が同意した場合、当社は従業員のプライバシー通知を応募者・候補者に送信します。従業員のプライバシー通知では、従業員の個人情報の利用目的、保存方法、保護方法等について説明します。

応募者・候補者の個人情報の共有先

当社は、応募者・候補者の個人情報を、法令に基づき、必要な範囲で共有し、採用プロセスに関する活動を管理・運営します。

当社は、応募者・候補者の個人情報を関連会社とのみ共有し、業務を行うために利用する必要があります。

例えば、グラクソ・スミスクライン株式会社、グラクソ・スミスクライン・コンシューマー・ヘルスケア・ジャパン株式会社(これらは日本法人です。)、GlaxoSmithKline LLCおよびGSK Services Unlimitedは、それぞれ、共同利用する個人情報の管理に責任を有する者として、本プライバシー通知に記載した個人情報を、本プライバシー通知に記載した目的のために、業務を行うためにそれを参照する必要があるGSK グループ企業および関連会社のチームと共同利用することがあります。

当社の採用および就職前の審査活動は、専門のサービスプロバイダーによって行われる場合があります。当社は、応募者・候補者の個人情報を、当該業務のために確認する必要がある人物やチームに共有します。

また、応募者・候補者の個人情報を、以下のような業務委託先に共有することがあります。

  • イベントおよび旅行代理店
  • 当社と提携して当社のデジタルフォーラムやアプリの開発と改善するテクノロジーサプライヤー
  • 監査人、会計士、弁護士等の専門的なアドバイザー

また、法律上必要な場合、応募者・候補者の個人情報を、現地または外国の規制当局、裁判所、政府機関及び警察当局に共有することがあります。これらは、応募者・候補者の居住国外にある場合があります。

応募者・候補者の個人情報を外国に移転する場合

当社は世界中で活動しています。そのため、当社は、応募者・候補者の個人情報を、それを取得した国の国外に移転して利用する必要がある場合があります。当社は、応募者・候補者の国の国外に個人情報を移転するときは、標準データ保護条項を組み込んだデータ移転契約を締結するなど個人情報を保護するための適切な措置を講じます。個人情報の移転先となる国のデータプライバシーに関する法令は、あなたの国のデータプライバシーに関する法令とは異なることがあります。当社による個人情報の移転先となる国の警察当局、 規制当局、裁判所等に、個人情報の閲覧が認められることがあります。

欧州経済地域(EEA) にお住いの場合の追加情報

欧州委員会は、いくつかのEEA域外の国について、EEAと同等のデータ保護の基準を有することを認定しています。そのような国のリストは、こちらからご参照ください。

当社は、上記リストに載っていない国に個人情報を移転する場合には、当社は、拘束力のある企業規則(BDR)および欧州委員会で採択された標準契約条項に基づいて移転します。これにより、当社の企業グループ内で個人情報を国際的に転送し、欧州連合(EU)および一般データ保護規則(GDPR)のデータ保護法を満たせることになります。

未成年者の個人情報の利用方法

未成年者の個人情報は、実習のための仕事の場合のみ利用します。

欧州経済地域(EEA)の国のいずれかに住んでいて、実習の仕事に応募する場合、応募者・候補者は16歳以上であり、応募者・候補者の個人情報を私たちに提供し、両親の同意なしで採用プロセスに参加できることを私たちに伝える必要があります。

EEA以外の国に住んでいて、応募者・候補者の国の法律に従って未成年のときに実習の仕事に応募する場合、本プライバシー通知に記載されているように、当社は応募者・候補者の個人情報を取得および利用するために、応募者・候補者の両親または法律上の保護者の同意を得る必要があります。

本プライバシー通知の更新方法

本プライバシー通知は、随時更新されることがあります当社がキャリアポータルに改訂されたプライバシー通知を投稿したときに、変更は有効となります。本プライバシー通知の最終更新日は、「最終更新日」に記載されています。重要な変更の場合は、変更の内容をお知らせするため、より顕著な通知を提供します。

当社が所有者、管理者ではないウェブサイトに関する責任

当社のキャリアポータルには、当社が所有者または管理者ではないウェブサイトまたはモバイルアプリケーションへのリンクが含まれることがあります。それらについては、本プライバシー通知の対象とはしておりません。それらのウェブサイトやモバイルアプリケーションにおける個人情報の取得、利用、共有方法については、それらのプライバシー通知をお読みください。

 

個人情報の管理者

 

応募者・候補者の個人情報の管理者は、GlaxoSmithKline LLC、GSK Services Unlimited及び応募者・候補者が応募するGSKの現地法人です。

当社が事業を行う場所のリストと、関連する連絡先の詳細を示します: GSKの世界的な連絡先.

 

お問い合わせ先

 

応募者・候補者の権利を行使したい場合、このプライバシーノーティスに関する通知に関する質問がある場合、詳細情報が必要な場合、または懸念がある場合は、gsk.recruitment@gsk.comまでお問い合わせください。採用に関する一般的な質問や投機的なアプリケーションの送信には、この電子メールを使用しないでください。

お住まいの国のプライバシーに関するお問い合わせ先を知りたい場合は、こちらをクリックしてください:プライバシーに関する連絡先情報または利用可能な情報を使用してお問い合わせください:  GSKの世界的な連絡先