GSK Privacyverklaring voor kandidaten

Belgie

 

Laatst bijgewerkt: 1 augustus 2020

Deze privacyverklaring is voor sollicitanten.

Bedankt voor uw interesse in GlaxoSmithKline. We begrijpen dat privacy belangrijk is voor u. We spannen ons in om uw persoonsgegevens met zorg en integriteit te behandelen.

Onze privacyverklaring laat u weten welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we deze verzamelen. We leggen uit waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken tijdens werving en voorafgaand aan de indienststelling. We leggen ook uit hoe we uw persoonsgegevens beschermen en veilig houden.

GlaxoSmithKline is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u met ons deelt. Als we “GSK”, “we”, “ons” of “onze” zeggen, is dit waar we aan refereren.

Persoonsgegevens betekent elke informatie of gedeelte van de informatie die u zou kunnen identificeren ofwel direct (bijv. uw naam) of indirect (bijv. een uniek ID-nummer).

Als iets in deze privacyverklaring in strijd is met de plaatselijke wetgeving in uw rechtsgebied, prevaleert de plaatselijke wetgeving.

In deze privacyverklaring leggen we uit:

h

Welke persoonsgegevens verzamelen we van u?

Als onderdeel van onze werving en voorafgaand aan de indienststelling verzamelen we uw:

  • Algemene gegevens – uw naam (waaronder prefix of titel), geslacht, leeftijd of geboortedatum;
  • Contactinformatie – informatie die u ons geeft waarmee we met u contact kunnen opnemen, bijv. uw persoonlijke of zakelijke e-mail, huisadres, telefoonnummer en profiel op een professioneel sociaal-mediaplatform;
  • Professionele informatie en ervaring – informatie met betrekking tot uw opleiding, werkervaring, referenties en referentiepersonen;
  • Nationale identificaties – uw nationaal ID/paspoort, residentie en status van werkvergunning, socialezekerheidsnummer;
  • Financiële informatie – uw salaris, pensioenfondsgegevens, bedrijfstoeslagen, bonus, voordelen, dossiers over werktijd en zekerheidsnummer, zorgverzekeringsnummer. We verzamelen ook uw bankgegevens om uw kosten van ons wervingsproces terug te betalen;
  • Gegevens betreffende afhankelijken – informatie met betrekking tot de personen die van u afhankelijk zijn, d.w.z. de voor- en achternamen, geboortedata en contactgegevens van uw partner en afhankelijken;
  • Informatie verzameld tijdens interviews – opmerkingen genoteerd door onze interviewers en audio-/video-opnames van het interview (in geval van telefonische interviews of video-interviews);
  • Achtergrondinformatie – opleiding en academische en professionele kwalificaties. Als we u de functie willen aanbieden, moeten we mogelijk de screening voorafgaand aan de indienststelling voltooien. We moeten dan mogelijk ook extra achtergrondinformatie verzamelen zoals kredietgeschiedenis, criminele dossiers en beroepsmatige gezondheidsinformatie (indien door de wetgeving toegestaan);

U kunt beslissen of u informatie uit deze speciale categorieën wilt geven als we daar om vragen. Als u besluit deze niet met ons te delen, kunt u er zeker van zijn dat dit geen invloed heeft op uw sollicitatie.

U kunt er ook voor kiezen om geen andere soort persoonsgegevens te geven als we daar om vragen. Als u besluit geen persoonsgegevens te delen, zijn we mogelijk niet in staat om uw sollicitatie te beoordelen en te overwegen.

Als u de persoonsgegevens van een andere persoon, bijv. uw partner of referentiepersonen, geeft, nemen we aan dat u van hen toestemming hebt om hun gegevens met ons te delen.

We verwerken uw persoonsgegevens niet (waaronder alle gegevens die hierboven opgenoemd zijn) als de wetgeving van Nederland dit verbiedt.

Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

Direct van u als u:

  • Een account en profiel aanmaakt in het GSK-carrièreportaal;
  • Uw sociale mediaprofiel deelt of gebruikt om toegang te krijgen tot het carrièreportaal van GSK;
  • U zich bij ons inschrijft om vacatures te ontvangen;
  • Uw cv met ons deelt, ofwel via het carrièreportaal van GSK of op een andere manier; en

Van overige bronnen:

  • Wervingsbureaus;
  • Bedrijven die screening voorafgaand aan de indienststelling voor ons uitvoeren; en
  • Uw collega's en/of managers wanneer zij ons uw referenties geven.

Van openbare bronnen:

  • We verzamelen uw persoonsgegevens van openbare bronnen, indien dit wettelijk is toegestaan. We kunnen een dergelijke bron gebruiken om uw certificaten te verifiëren, of om controles te voltooien die we moeten uitvoeren om te voldoen aan de relevante wetgeving.

h

Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor het hieronder in deze privacyverklaring beschreven doel of voor doeleinden die redelijkerwijs verenigbaar zijn met de doeleinden die hier zijn beschreven. We kunnen en zullen deze niet zonder uw toestemming gebruiken voor andere doeleinden, tenzij we een wettelijk recht of wettelijke verplichting hebben om dit te doen.

Om uw sollicitatie in overweging te nemen.

We zullen uw persoonsgegevens gebruiken:

  • Om uw sollicitatie te beantwoorden. Als iemand anders u aan ons heeft aanbevolen of als we uw gegevens uit andere bronnen hebben verkregen, zullen we uw persoonsgegevens gebruiken om contact met u op te nemen en u op de hoogte te brengen van ons wervingsproces;
  • Om een profiel van u te maken;
  • Om te beoordelen hoe geschikt uw profiel is voor de functie waar u op solliciteert;
  • Wanneer we al onze kandidaten evalueren en een shortlist maken; en
  • Om interviews af te nemen en oefeningen uit te voeren tijdens het wervingsproces.

Voor screening voorafgaand aan de indienststelling als we besluiten u de functie aan te bieden.

We zullen uw persoonsgegevens gebruiken:

  • Uw achtergrond, referenties en overige informatie die u ons hebt gegeven te controleren, voor zover de wetgeving dit toestaat. We delen uw persoonsgegevens met bedrijven die deze screening voorafgaand aan de indienststelling voor ons uitvoeren; en
  • Om een aanbieding voor dienstverband en overige documenten op te stellen, gebruiken we deze periode van ons wervingsproces voorafgaand aan het contract.

Om u toe te voegen aan de talentpool van GSK.

We zullen uw persoonsgegevens gebruiken om:

  • U te overwegen voor de mogelijkheden die we nu, of in de toekomst hebben in een van onze GSK-bedrijven of dochterondernemingen. Dit betekent dat we uw gegevens delen met andere GSK-entiteiten; en
  • U op de hoogte te stellen van de mogelijkheden of om u te vragen uw profiel bij te werken.

Om ons wervingsproces te beheren en te verbeteren, evenals onze bedrijfsvoering met betrekking tot het wervingsproces.

We zullen uw persoonsgegevens gebruiken om:

  • Ons netwerk en de beveiliging van informatiesystemen te beheren;
  • Dossiers te bewaren die betrekking hebben op onze indienstnemingsprocessen;
  • Het wervingsproces te meten ten opzichte van onze verwachtingen om ervoor te zorgen dat we eerlijke arbeidspraktijken naleven;
  • Managementrapportage en -analyse voor te bereiden en uit te voeren, waaronder analyses en metingen met betrekking tot het wervingsproces.

Om overige doelen te behalen.

We zullen uw persoonsgegevens gebruiken:

  • Om de toepasselijke wet- en regelgeving te volgen;
  • Om te reageren op verzoeken van bevoegde openbare instanties;
  • Om u op de hoogte te stellen over wijzigingen in onze algemene voorwaarden en beleid;
  • Om GSK te trainen of te verdedigen tegen een mogelijk, dreigend of werkelijk proces;
  • Om de vitale belangen van GSK, van u of van een andere persoon te beschermen;
  • Om werkgerelateerde accommodaties of gezondheids- en verzekeringsvoordelen voor u en de personen die van u afhankelijk zijn te verschaffen;
  • Om de voortgang van GSK te evalueren bij het bereiken van zijn diverse indienstnemingsdoelstellingen om toezicht te houden en te zorgen voor gelijke kansen;
  • Om uw vragen of verzoeken te beantwoorden en af te handelen; en
  • Als we onze volledige onderneming of een gedeelte daarvan verkopen, toewijzen of overdragen.

Waarom mogen we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken?

We kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken als een van het onderstaande van toepassing is:

  • Om stappen te nemen voorafgaand aan het aangaan van een dienstverband of het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst;
  • Om de wetgeving na te leven, bijvoorbeeld dienstverband, sociale zekerheid en gezondheidswetgeving en regelgeving op het werk;
  • U ons specifiek uw toestemming hebt gegeven indien toestemming verplicht is (de wetgeving noemt dit “toestemming”). U kunt op elk moment uw toestemming terugtrekken;
  • Het is in ons belang om u te overwegen als kandidaat voor huidige en toekomstige dienstverbandmogelijkheden (de wetgeving noemt dit “legitiem belang”). Dit is niet van toepassing als ons legitiem belang wordt opgeheven door onze belangen of fundamentele rechten en vrijheid; en
  • Om uw vitale belangen of die van anderen te beschermen.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang als nodig is zodat we de wervings- en screeningsactiviteiten voorafgaand aan de indienststelling kunnen voltooien die we hebben uitgelegd in deze privacyverklaring. Zodra wervings- en screeningsactiviteiten voorafgaand aan de indienststelling voltooid zijn, kan het nodig zijn deze langer te bewaren vanwege juridische actie of een onderzoek dat GSK betreft.

In sommige rechtsgebieden schrijven de wet- en regelgeving voor hoelang we uw persoonsgegevens moeten bewaren. Hoelang is afhankelijk van de wetgeving van het rechtsgebied waarin u zich bevindt als u de informatie met ons deelt.

Als we u werk aanbieden en u besluit het te aanvaarden, zullen we u onze privacyverklaring voor werknemers sturen. De privacyverklaring voor werknemers verklaart hoe we de persoonsgegevens van onze werknemers gebruiken, opslaan en beschermen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

We delen uw persoonsgegevens voor zover dit nodig is en voor zover nodig volgens de wet- en regelgeving en om de activiteiten met betrekking tot het wervingsproces te beheren en te leiden.

We delen uw persoonsgegevens uitsluitend met teams in onze GSK-bedrijven en dochterondernemingen die dit moeten zien om hun werk te kunnen doen.

In sommige gevallen worden onze wervings- en screeningsactiviteiten voorafgaand aan de indienststelling voor ons uitgevoerd door gespecialiseerde dienstverleners. We zullen uw persoonsgegevens delen met hun mensen en teams die dit moeten zien als onderdeel van hun werk.

We delen uw persoonsgegevens ook met andere gespecialiseerde dienstverleners die met ons werken, zoals:

  • Evenementen- en reisbureaus;
  • Technologieleveranciers die met ons samenwerken om onze digitale forums en apps te ontwikkelen en te verbeteren; en
  • Professionele adviseurs zoals controleurs, accountants en juristen.

We zullen ook uw persoonsgegevens delen met plaatselijke of buitenlandse wetgevers of overheden en de wet handhavende autoriteiten als we hiertoe door de wetgeving worden verplicht. Deze kunnen zich zowel binnen als buiten het land bevinden waar u verblijft.

In welke gevallen verzenden we uw persoonsgegevens buiten Nederland?

We werken wereldwijd. Daarom kan het mogelijk zijn dat we uw persoonsgegevens buiten Nederland, het land waarin we de gegevens van u verzameld hebben, verzenden en gebruiken. We implementeren de juiste maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen als we uw persoonsgegevens naar een ander land verzenden, zoals overeenkomsten betreffende gegevensoverdracht die standaard gegevensbeschermingsclausules bevatten. De wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens van de landen waar we de gegevens naar verzenden, kan anders zijn dan de wetgeving in Nederland. Rechtshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, veiligheidsinstanties of rechtbanken in landen waarnaar we uw persoonsgegeven verzenden, kunnen het recht hebben om uw persoonsgegevens in te zien.

Extra informatie als u gevestigd bent in de Europese Economische Ruimte (EER)

De Europese Commissie erkent dat sommige landen buiten de EER vergelijkbare normen voor de bescherming van persoonsgegevens hebben. De volledige lijst van deze landen is hier beschikbaar.

Als we uw persoonsgegevens naar een land sturen dat niet op deze lijst staat, doen we dat op basis van onze Bindende bedrijfsregels (Binding Corporate Rules, BCR´s) en standaard contractclausules vastgesteld door de Europese Commissie. Deze stellen ons in staat tot internationale verzending van persoonsgegevens in onze groep van bedrijven en voldoen aan de wetgeving voor bescherming van persoonsgegevens van de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

We willen ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens niet gedeeld of gebruikt worden door degenen die ze niet mogen bekijken. We gebruiken allerlei beveiligingsmaatregelen en -technologieën om uw persoonsgegevens te beschermen.

We kiezen zorgvuldig dienstverleners om mee samen te werken en controleren dat ze beveiligingsmaatregelen en -technologieën hebben om uw persoonsgegevens te beschermen. We staan niet toe dat onze dienstverleners en leveranciers uw persoonsgegevens voor eigen doeleinden gebruiken.

Wat zijn uw rechten betreffende uw persoonsgegevens?

U hebt rechten waarvan we u bewust dienen te maken. De voor u geldende rechten zijn afhankelijk van onze reden voor verwerking van uw persoonsgegevens en van de plaatselijke wetgeving in uw rechtsgebied. Afhankelijk hiervan hebt u het recht om:

  • Ons om kopieën van uw persoonsgegevens te vragen. Er bestaan enkele uitzonderingen, wat betekent dat u niet altijd alle gegevens krijgt die we verwerken;
  • Ons te vragen de gegevens te corrigeren waarvan u denkt dat deze onjuist zijn. U hebt ook het recht ons te vragen om de gegevens waarvan u denkt dat ze niet compleet zijn, aan te vullen;
  • Ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen;
  • Ons te vragen om het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken;
  • Bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens;
  • Te vragen dat we gegevens die u ons verstrekt hebt te verzenden van één organisatie naar een andere, of deze aan u te geven; en
  • Een klacht in te dienen bij uw plaatselijke instantie voor gegevensbescherming.

Raadpleeg de rubriek ‘Contactgegevens en contactpersoon voor privacy’ als u wilt weten hoe u met ons in contact kunt komen om ons te vragen een of meer van het bovenstaande te doen.

Voor uw bescherming en voor de bescherming van de privacy van anderen, kan het nodig zijn dat we uw identiteit verifiëren voordat we hetgeen u van ons vraagt voltooien.

Indien u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of indien u de toestemming terugtrekt voor het gebruik van uw persoonsgegevens, nadat u deze aanvankelijk aan ons gegeven hebt, zullen we uw keuze respecteren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Echter door bezwaar te maken of door uw toestemming terug te trekken, zijn we mogelijk niet in staat de wervings- en screeningsactiviteiten voorafgaand aan de indienststelling zoals beschreven in ‘Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens’ te voltooien.

Onze verantwoordelijkheid betreffende websites die niet ons eigendom zijn of die we niet beheren

Ons carrièreportaal kan links bevatten naar websites of mobiele toepassingen die niet ons eigendom zijn en die we niet beheren. Onze privacyverklaring is daarvoor niet geldig. Lees onze privacyverklaring op deze websites en mobiele toepassingen als u te weten wilt komen hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen.

Hoe gebruiken we de persoonsgegevens van minderjarigen?

We gebruiken de persoonsgegevens van minderjarigen uitsluitend als de functie bedoeld is voor een leerling.

Als u woont in een van de landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en u solliciteert naar een functie van leerling, vertelt u ons dat u ten minste 16 jaar bent en dat u ons uw persoonsgegevens kunt geven en dat u deelneemt aan het wervingsproces zonder toestemming van uw ouders.

Als u woont in een van de landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en u solliciteert naar een functie van leerling terwijl u minderjarig bent volgens de wetgeving van Nederland, moeten we toestemming hebben van uw ouders of wettelijke voogden om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, zoals beschreven in deze privacyverklaring. 

Hoe werken we deze privacyverklaring bij?

Van tijd tot tijd werken we deze privacyverklaring bij. Elke wijziging wordt van kracht als we de gereviseerde privacyverklaring op ons carrièreportaal plaatsen. Deze privacyverklaring werd het laatst bijgewerkt vanaf de datum “Laatst bijgewerkt” zoals hierboven getoond. Als wijzigingen significant zijn, verstrekken we een opvallend bericht om u te laten weten wat de wijzigingen zijn.

 

Wie is de beheerder van uw persoonlijke informatie?

 

GlaxoSmithKline LLC, GSK Services Unlimited, samen met het plaatselijke GSK-bedrijf waarvoor u solliciteert, zijn de beheerders van uw persoonsgegevens.

Dit is een lijst met locaties waar we actief zijn, samen met relevante contactgegevens: Wereldwijde contacten van GSK

 

Contactgegevens en contactpersoon voor privacy

 

Als u uw rechten wilt uitoefenen, vragen hebt over deze privacyverklaring, meer informatie nodig hebt of u een zorg wilt uiten, neem dan contact op met ons op gsk.recruitment@gsk.com. Gebruik deze e-mail niet voor algemene vragen over werving of om speculatieve sollicitaties te sturen.

Als u informatie wilt over uw contactpersoon voor de privacy in Nederland, klik dan hier: Privacycontactinformatie of neem contact met ons op via de hieronder beschikbare informatie: Wereldwijde contacten van GSK.